7 estratégias para otimizar a gestão de reservas no seu hotel

7 estratégias para otimizar a gestão de reservas no seu hotel

Ter uma boa gestão de reservas é essencial para evitar o overbooking e para ter mais produtividade e receita no fim do mês. Veja as principais estratégias!

Dentro dos processos inseridos na rotina da hotelaria, poucos são tão importantes quanto a gestão de reservas. Um empreendimento hoteleiro que não realiza essa tarefa com maestria está sujeito à inúmeras situações desagradáveis envolvendo os hóspedes, além de situações que geram prejuízos financeiros.

A falta de um controle rígido e estratégico sobre as reservas abre espaço para deslizes administrativos, como o overbooking e a perda de receita com quartos ociosos, que poderiam ser repostos para venda após o cancelamento da reserva ou no show.

Trabalhar as reservas de forma positiva não é algo de outro mundo. Existem ferramentas digitais e processos de trabalho que foram criados justamente para fortalecer essa demanda e fazer com que o hotel reduza os erros na gestão estratégica de sua disponibilidade e circulação de hóspedes.

Conheça agora 7 estratégias simples e eficazes para otimizar a gestão de reservas no seu hotel. São soluções descomplicadas e certeiras que irão trazer mais resultado e menor perda de receita para o empreendimento. Confira!

7 estratégias para otimizar a gestão de reservas do hotel

Estabeleça processos de controle bem definidos

Em termos de gestão de reservas, não há dúvidas: erra mais quem controla menos. O movimento de um hotel é muito dinâmico, não há linearidade nessa demanda. O empreendimento pode passar dias sem ter um grande volume de hóspedes e ficar completamente lotado na semana seguinte. E no meio disso tudo existem as inconstâncias, como os cancelamentos e os casos de no show.

Toda essa dinâmica de trabalho demanda um bom controle. Afinal, se a atividade é volátil, é necessário um acompanhamento próximo, a fim de transformar oportunidades perdidas em novas reservas e evitar que haja o temível overbooking.

A dica aqui é simples: faça um controle diário. Estabeleça um processo de análise das reservas que seja feito todos os dias, a fim de analisar o movimento do período e checar quais foram as movimentações do dia, quantas diárias foram vendidas e o que pode ser feito para otimizar a movimentação.

A gestão rigorosa das reservas e o controle diário favorecem o processo de Revenue Management. Somente com base nos dados obtidos pela gestão de reservas é que o hotel pode traçar suas estratégias de RM visando otimizar a ocupação e a geração de receita.

Reconfirmação de reservas

Por mais que seja um acréscimo de trabalho na rotina da equipe de reservas, a reconfirmação é uma atitude que atua de maneira fundamental para evitar perda de receita.

Acionar o hóspede e fazer a confirmação de sua presença garante ao hotel uma possibilidade de redução dos casos de no show e uma oportunidade de colocar as unidades ociosas para venda o mais rápido possível.

A reconfirmação de reservas é um tanto quanto trabalhosa de ser gerida manualmente, por isso pondere o uso de um alerta programado em um sistema de gestão de reservas. Este tipo de ferramenta auxilia os profissionais do setor a não perderem o controle da atividade.

Aqui vale uma reflexão: muitos hotéis passam por situação de overbooking devido à rapidez como colocam as unidades com no show para vendas. Contudo, em certas ocasiões, o hóspede comparece ao hotel e exerce seu direito de compra, o que causa um enorme transtorno e prejuizo para imagem corporativa.

A reconfirmação ajuda a detectar se o hóspede desistiu mesmo da hospedagem ou não, e isso evita que unidades sejam vendidas para dois clientes ao mesmo tempo.

Análise de erros que levam à desistência

Se o hotel apresenta muitas desistências por parte dos clientes, algum processo de venda e confirmação não está funcionando da maneira correta. A falta de organização e informações pode contribuir para que os clientes optem pela desistência, mesmo quando há cobranças de taxa para isso.

Cabe ao hotel analisar seus números de desistência e tentar compreender onde está o gargalo que impede a finalização do processo de venda.

Aplicar uma política de sinal financeiro para confirmação

O uso do sinal financeiro é aplicado em diversas situações para confirmar um negócio e evitar desistências. A medida é razoável, mas pode afugentar clientes mais indecisos ou que fazem a reserva mediante uma possibilidade (como uma reunião de negócios que encontra-se pendente de confirmação, por exemplo).

Aplicar o sinal financeiro cria um compromisso entre o hóspede e o empreendimento, o que reduz parcialmente as chances de cancelamento.

Aplicação de tarifas não reembolsáveis

Outra tática aplicada por alguns hotéis é oferecer preços convidativos mediante a regra de não reembolsar o cliente em caso de desistência. A relação funciona como uma troca, o cliente paga menos, porém, não tem direito a ressarcimento em caso de ausência.

Investimento em marketing digital

O marketing digital funciona como forma de atração de clientes, tanto para seu site quanto para OTAs. Uma boa gestão da comunicação e publicidade online traz retornos interessantes para o hotel, ampliando a abrangência da sua marca e facilitando a divulgação de promoções e pacotes.

A tecnologia em prol da gestão de reservas

A hotelaria passou por grandes modificações motivadas pelos avanços da tecnologia. Nos últimos anos, novas ferramentas digitais surgiram para otimizar a comunicação e os processos internos e externos da hotelaria.

Dentre essas novas ferramentas, destaca-se o sistema de gestão de reservas. Seu uso contribui para:

  • O controle mais rígido das informações;
  • Fazer os alertas para reconfirmação;
  • A produção de relatórios estatísticos que permitem à equipe de gestão analisar com profundidade a forma como o hotel atua no mercado e o que pode ser feito para otimizar o gerenciamento das reservas.

Não deixe de considerar o uso de sistemas inteligentes como uma forma de potencializar a estratégia de reservas e os resultados colhidos pelo setor.

 

Essas são algumas formas de melhorar a gestão das reservas e obter melhores índices de vendas e ocupação. Não deixe de seguir o nosso blog para conhecer mais conteúdos sobre dicas e estratégias para otimizar os resultados do seu hotel e os processos adotados por ele!



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