Sua pousada está com dificuldades na administração interna? Saiba o que é um PMS e veja os benefícios que ele pode trazer para a gestão do seu negócio!
Uma pousada, por menor que ela seja, precisa ter em mente que deve trabalhar sempre com foco nos mais altos padrões de excelência da hotelaria. Não se trata de oferecer serviços exclusivos ou acomodações luxuosas, mas sim fazer com que seus processos internos funcionem tão bem quanto em um renomado hotel cinco estrelas.
Grandes hotéis de sucesso não são os preferidos do público apenas pelo que oferecem, mas também pelo profissionalismo como executam as tarefas do dia a dia, como controle das diárias, análise do fluxo de disponibilidade e comando sobre as entradas e saídas dos hóspedes.
Não existe nada mais desagradável para um cliente do que chegar cansado de viagem e se deparar com sua acomodação desarrumada ou, pior, descobrir que houve um erro gerencial que resultou em problemas com a reserva. Todo tipo de empreendimento hoteleiro deve evitar ao máximo esse tipo de constrangimento, e é por isso você deve saber o que é um PMS.
Para quem não sabe o que é PMS, trata-se de um sistema digital que faz o gerenciamento das reservas e auxilia nos processos envolvendo a entrada e saída dos hóspedes. Sua utilização é massiva no mercado hoteleiro e suas vantagens justificam a grande adesão.
Seja qual for o porte do seu hotel ou pousada, os processos internos podem ser amplamente beneficiados com o uso de um PMS, e é isso que iremos apresentar a seguir. Confira!
Afinal de contas, o que é PMS?
A sigla PMS é referente à Property Management System, algo que pode ser traduzido com sistema de gestão de propriedade. Como o próprio nome já deixa claro, o PMS tem como principal função auxiliar na gestão de um empreendimento hoteleiro.
Sua principal utilidade é concentrar informações importantes em um sistema inteligente. O PMS converge em seu banco de dados os registros de clientes, o controle de promoções, o tarifário vigente, a análise de custos e contratos. Depois de saber o que é um PMS, veja como suas funcionalidades impactam diretamente em alguns pontos. Veja!
Gestão das hospedagens
Seja em um hotel enorme ou em uma pequena pousada, o fluxo de entrada e saída de hóspedes é sempre um desafio, afinal, não se trata apenas de fechar a conta e cobrar os valores no balcão. É preciso checar a habitação, direcionar a equipe de limpeza para prepará-la para outra diária e, claro, disponibilizar o quarto no allotment.
Tudo isso parece simples, porém, quem trabalha com hotelaria sabe que existem outros assuntos que podem desviar a atenção da equipe de gerência, fazendo com que seja difícil para um funcionário ficar focado exclusivamente na gestão das hospedagens.
Em pousadas, é bem comum encontrar um número reduzido de funcionários, que desempenham diversas funções no dia a dia, o que se torna mais um desafio. O PMS é capaz de concentrar as informações de check-in e check-out (além das reservas futuras) e apresentar aos gestores de forma descomplicada, o que contribui para evitar erros administrativos ou atrasos na preparação dos quartos.
Registro dos hóspedes
Relacionamento é tudo hoje em dia! Muitas empresas de diversos ramos apostam alto nas relações com o cliente para fortalecer sua influência sobre o mercado consumidor. Isso é feito com base em informações e uma comunicação eficiente, que tem como premissa o fato da empresa conhecer seu cliente.
Ao usar o PMS para o registro das fichas dos hóspedes, a pousada ganha acesso à informações importantes para elaborar uma comunicação junto ao hóspede e fortalecer o relacionamento. Algumas dessas informações são:
- Endereço de e-mail;
- Data de aniversário;
- Frequência de hospedagem.
Além desse viés mais estratégico, o registro dos hóspedes concede ao hotel a capacidade de saber quem está hospedado na propriedade de forma precisa, o que é fundamental para evitar ocorrências desagradáveis.
Controle financeiro e de desempenho
O PMS também possui funções puramente administrativas, como o controle financeiro.
O módulo de finanças apresenta aos gestores o balanço das receitas e despesas, que é fundamental para que a gerência possa traçar estratégias como promoções, elevação dos preços da tarifa em um momento de alta procura ou controle dos gastos com o café da manhã.
Toda informação envolvendo dinheiro é imprescindível para um controle diário e eficiente dos resultados.
Pode-se somar aqui também a capacidade de gerar relatórios analíticos, que são documentos importantes emitidos pelo PMS e esclarecem como está o desempenho da pousada frente às suas metas.
O PMS é uma ferramenta incrível para auxiliar na organização do seu negócio. O alto fluxo de demandas em um empreendimento hoteleiro e a necessidade de excelência constante faz com que o trabalho seja complexo e muito exigente.
Adotar um PMS não é apenas uma solução inteligente para um problema frequente, é também uma oportunidade de modernizar a gestão e fazer dela algo mais precioso e estratégico, o que influencia diretamente na capacidade de gerar resultados positivos.
Se você busca eficiência e agilidade para sua pousada, não deixe de ponderar o uso do PMS. Contudo, lembre-se que um bom sistema inteligente precisa ser construído por uma empresa de qualidade, com expertise no mercado hoteleiro e que sabe reconhecer os desafios mais importantes para cada empreendimento!
Gostou de saber o que é PMS? Entre em contato conosco e conheça nosso sistema de gestão.
